O que é uma assinatura eletrônica? Um guia completo para iniciantes

Se você assinou um contrato de aluguel eletronicamente, aceitou uma oferta de emprego online ou concordou com os termos de um contrato digital, provavelmente utilizou uma assinatura eletrônica. Essas assinaturas permitem que as pessoas firmem acordos legais à distância, sem precisar imprimir ou digitalizar nada, tornando-se uma ferramenta útil em processos de negócios, legais e governamentais.

Este guia explicará o que é uma assinatura eletrônica, como funciona e sua validade legal. Também abordaremos onde são usadas, como escolher uma ferramenta de assinatura eletrônica e os principais benefícios de incorporá-las à sua vida pessoal e profissional.

O que é uma assinatura eletrônica?

Uma assinatura eletrônica é qualquer ação eletrônica que demonstre que alguém concorda com o conteúdo de um documento. Isso pode incluir digitar um nome, desenhar uma assinatura, clicar em um botão ou marcar uma caixa. De acordo com a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional dos EUA (E-Sign Act), ela é definida como qualquer som, símbolo ou processo eletrônico vinculado a um contrato ou registro que seja utilizado como meio de assinatura.

A maioria das plataformas modernas de assinatura eletrônica gera uma trilha de auditoria detalhada, incluindo registros de data e hora, endereços de e-mail e dados de IP, para comprovar a identidade e as ações do signatário.

A diferença entre uma assinatura eletrônica e uma assinatura digital

As pessoas costumam confundir assinaturas eletrônicas com assinaturas digitais, mas elas não são a mesma coisa. A assinatura eletrônica é um termo amplo que se refere a qualquer ação eletrônica que indique concordância. Já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que utiliza criptografia e certificados para verificar a identidade e proteger o documento contra adulterações.

Quando você aplica uma assinatura digital, o software cria uma impressão digital única do arquivo. Se alguém alterar sequer uma palavra, essa impressão digital será invalidada. As assinaturas digitais também ficam vinculadas a um certificado emitido para você, como se fosse um passaporte digital.

Para setores regulamentados, como finanças, saúde e direito, as assinaturas digitais oferecem uma prova mais robusta do que as assinaturas eletrônicas básicas, como um nome digitado ou uma caixa marcada. Isso acontece porque elas vinculam a identidade do signatário a um certificado criptográfico e selam o documento, tornando qualquer alteração realizada após a assinatura imediatamente detectável.

Plataformas como DocuSign e Adobe Sign incorporam o certificado digital do signatário ao documento final, o que permite verificar sua identidade e detectar qualquer adulteração.

Uma assinatura eletrônica precisa se parecer com a assinatura manuscrita?

De forma alguma. Pode até parecer, mas não é obrigatório. Quer você digite seu nome, marque uma caixa de seleção ou desenhe algo que mal se assemelhe à sua assinatura real, ainda assim será válido.

Como funcionam as assinaturas eletrônicas?

As assinaturas eletrônicas podem ser implementadas em diferentes níveis de segurança. As assinaturas eletrônicas padrão priorizam a facilidade de uso e etapas mínimas, tornando-as adequadas para documentos de alto volume ou de baixo risco. Já as assinaturas digitais incluem medidas criptográficas adicionais que verificam a identidade do signatário e garantem a integridade do documento.

Tecnologia básica de assinatura eletrônica

Com uma assinatura eletrônica padrão, o principal objetivo da plataforma é capturar rapidamente a intenção do signatário. O documento, geralmente em formato PDF ou HTML, é exibido por meio de uma interface web ou aplicativo. O signatário pode digitar seu nome, traçá-lo com o mouse ou a tela sensível ao toque ou selecionar uma opção como "Eu concordo”.

Nos bastidores, o sistema gera uma trilha de auditoria que registra quando o documento foi assinado, o endereço de e-mail do signatário, o endereço IP e, em alguns casos, o dispositivo utilizado. Algumas plataformas incluem etapas adicionais, como confirmação por e-mail ou um código enviado por SMS. Esses recursos ajudam a verificar se a pessoa certa assinou, mas não criam um vínculo criptográfico entre a assinatura e o documento. Sem esse vínculo, alterações feitas no documento após a assinatura não podem ser detectadas automaticamente.

Tecnologia de assinatura digital

Uma assinatura digital é uma forma de assinatura eletrônica que utiliza criptografia para vincular a identidade do signatário ao documento. Ela se baseia na infraestrutura de chave pública (PKI), na qual cada signatário possui duas chaves relacionadas: uma chave privada, que ele controla, e uma chave pública, que outras pessoas podem usar para verificar sua assinatura.

Essas chaves estão vinculadas a um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora (CA) reconhecida, que confirma a identidade do signatário. O conceito é semelhante à forma como o Pretty Good Privacy (PGP) protege mensagens de e-mail usando criptografia de chave pública validada.

Quando o signatário conclui a ação, a plataforma primeiro processa o documento por meio de um algoritmo de hash, como o Secure Hash Algorithm de 256 bits (SHA-256), gerando um código de comprimento fixo exclusivo para o conteúdo do arquivo. Esse código, conhecido como hash, é então criptografado com a chave privada do signatário. Isso passa a ser a assinatura digital. Se o documento for alterado posteriormente, mesmo que seja apenas um único caractere, o novo hash não corresponderá ao original.

Para verificar a autenticidade, o sistema do destinatário utiliza a chave pública presente no certificado do signatário para descriptografar a assinatura e revelar o hash original. Em seguida, gera um novo hash a partir do documento recebido e compara ambos. A correspondência entre os valores confirma que o documento não foi alterado e que a assinatura é autêntica.

Esse processo também é usado em outros contextos de segurança, como na verificação de commits de código com uma YubiKey para garantir que o software não tenha sido modificado antes do lançamento. Todo o processo depende de o certificado da autoridade certificadora (CA) ser válido e confiável.

Como os documentos são assinados eletronicamente

Veja como funciona geralmente a assinatura eletrônica:

1. Carregar o arquivo: o remetente carrega o documento (PDF, Word ou outro formato compatível) para a plataforma de assinatura.
2. Definir os destinatários e enviar: o remetente adiciona os destinatários, insere os campos de assinatura, define a ordem de assinatura, se necessário, e envia o documento para assinatura.
3. Aplicar a assinatura: cada signatário insere a assinatura digitando um nome, desenhando-a ou carregando uma imagem da assinatura. A plataforma registra uma trilha de auditoria com eventos e registros de data e hora e pode capturar o endereço de e-mail e o IP do signatário.
4. Proteger o arquivo: quando a assinatura baseada em certificados é usada, a plataforma incorpora o certificado digital e a prova criptográfica do signatário, permitindo que os destinatários verifiquem a identidade e a integridade do documento.
5. Bloquear e finalizar: quando uma assinatura digital é aplicada, qualquer alteração após a assinatura faz com que a validação falhe, pois o resultado calculado não corresponde mais ao original.
6. Enviar cópias: todos os envolvidos recebem a versão final, geralmente acompanhada de um certificado de conclusão.

As assinaturas eletrônicas são seguras?

Depende de como a plataforma implementa a assinatura e do nível de garantia exigido. As assinaturas eletrônicas básicas podem simplesmente confirmar que um documento foi assinado, enquanto as assinaturas digitais avançadas utilizam criptografia, hash e PKI para impedir adulterações e verificar a identidade.

As verificações de identidade variam de códigos enviados por e-mail a scanners biométricos ou certificados digitais, dependendo do grau de rigor exigido pelo processo.

Para documentos confidenciais, plataformas seguras também criptografam os arquivos armazenados e seguem normas como a ISO 27001 (Organização Internacional para Padronização), uma referência internacional para o gerenciamento da segurança da informação. Essas práticas estão alinhadas com princípios mais amplos de cibersegurança, que protegem os dados contra possíveis violações.

Tipos de assinaturas eletrônicas

As assinaturas eletrônicas são classificadas em três níveis, de acordo com a segurança com que vinculam a assinatura ao signatário e com a eficácia na proteção do documento contra adulterações.

Baixa garantia

As assinaturas eletrônicas simples (SES) são assinaturas básicas, destinadas a usos informais e de baixo risco. Elas incluem nomes digitados, imagens de assinaturas coladas ou rabiscos em telas sensíveis ao toque. Não verificam a identidade do signatário e não possuem recursos de segurança incorporados. As SES podem ser legalmente válidas quando a intenção e o consentimento estão claros, mas fornecem evidências mais fracas em disputas e podem ser mais facilmente contestadas em comparação com métodos de maior garantia.

Alta garantia

As assinaturas eletrônicas avançadas (AES) incluem verificação de identidade e detecção de adulterações. O signatário é autenticado (geralmente por meio de certificado digital, credenciais de login ou código único), e a assinatura é selada com hash criptográfico. Se o documento for alterado após a assinatura, a validação falhará. As AES são padrão em acordos comerciais, financeiros e jurídicos, nos quais a prestação de contas é necessária.

Alta garantia regulamentada

As assinaturas eletrônicas qualificadas (QES) cumprem requisitos legais rigorosos, como os estabelecidos pelo regulamento da União Europeia sobre identificação eletrônica e serviços de confiança (eIDAS). A identidade do signatário é verificada por meio de uma checagem formal, que pode ocorrer pessoal ou remotamente, via identificação por vídeo segura, envolvendo geralmente a apresentação de passaporte ou carteira de identidade nacional.

Em seguida, um certificado é emitido por um provedor aprovado e armazenado em um dispositivo seguro, como um cartão inteligente ou token de hardware. A QES oferece o respaldo legal mais forte, sendo exigida para determinados documentos, incluindo alguns contratos financeiros ou jurídicos.

Assinaturas eletrônicas têm validade legal?

Na maioria das jurisdições, sim. As assinaturas eletrônicas são legalmente reconhecidas nos Estados Unidos, na União Europeia e em muitas outras regiões, desde que algumas condições básicas sejam atendidas. Leis como a E-Sign Act dos EUA, a Uniform Electronic Transactions Act (UETA) e o regulamento eIDAS da União Europeia afirmam explicitamente que uma assinatura não pode ter seu efeito legal negado apenas por ser eletrônica.

O que torna uma assinatura eletrônica legalmente válida

Embora os requisitos exatos variem conforme a jurisdição, a maioria das leis sobre assinaturas eletrônicas (incluindo a E-Sign Act dos EUA, a UETA e o Regulamento eIDAS da UE) reconhece os seguintes elementos essenciais:

• Intenção de assinar: a pessoa deve executar conscientemente uma ação que indique concordância.
• Consentimento para assinar eletronicamente: ambas as partes devem concordar com o uso de assinaturas eletrônicas. Em muitas regiões, esse consentimento precisa ser explícito.
• Vinculação da assinatura ao documento: a assinatura precisa estar incorporada ao arquivo ou vinculada a ele de forma que seja possível comprovar que ambos pertencem um ao outro. Se a assinatura estiver em um sistema separado (como um e-mail ou registro externo), será mais difícil comprovar que ela se refere à versão específica daquele documento.
• Retenção e acesso: todos os signatários devem poder obter uma cópia da versão final, exatamente como estava no momento da conclusão. Se a plataforma não conseguir preservar isso, ou se alguém alegar posteriormente que nunca viu o arquivo assinado, a validade legal da assinatura pode ser comprometida.
• Prova de integridade: o documento deve demonstrar que nada foi alterado desde a assinatura. Isso geralmente é feito por meio de alertas de adulteração, selos digitais ou hashes do arquivo.

As assinaturas eletrônicas podem ser usadas em tribunal?

Sim, e muitas vezes são. Os tribunais buscam evidências claras de que o signatário era realmente quem afirmava ser, que tinha a intenção de assinar e que o documento permaneceu inalterado. As assinaturas eletrônicas de alta garantia podem, de fato, fornecer provas mais robustas do que as assinaturas manuscritas, pois incluem trilhas de auditoria digitais, verificação de identidade e selos invioláveis, difíceis de falsificar ou contestar.

Veja a seguir o que essas evidências normalmente incluem:

• Detalhes de autenticação: podem incluir login de e-mail, endereço IP, código de autenticação de dois fatores (2FA) ou certificado digital vinculado ao signatário. Quanto mais específico e seguro for o método, melhor.
• Rastro de intenção: uma ação registrada com data e hora, como clicar em "Concordo” ou "Assinar contrato”, demonstra a intenção do signatário. Algumas plataformas também registram quando o signatário revisou o documento antes de assinar.
• Registros de auditoria: contêm um histórico detalhado de cada etapa, incluindo quando o documento foi aberto, quem o acessou, qual dispositivo foi utilizado e quando cada assinatura foi aplicada.
• Marcadores de integridade do arquivo: podem incluir um painel de assinatura em PDF que indica que o documento não foi alterado desde a assinatura ou um valor hash que valida o conteúdo do documento.

Onde são utilizadas as assinaturas eletrônicas?

As assinaturas eletrônicas agora fazem parte das operações diárias em muitos setores. Aqui estão alguns dos locais onde as assinaturas eletrônicas são comumente utilizadas.

Finanças e bancos

Bancos e seguradoras utilizam assinaturas eletrônicas para abertura de contas, contratos de empréstimo, aprovações de hipotecas, solicitações de cartões de crédito e alterações de apólices. Os clientes podem revisar e assinar documentos online de forma segura, sem precisar se deslocar a uma agência.

As plataformas de assinatura eletrônica ajudam as instituições financeiras a cumprir os requisitos regulatórios, proteger dados confidenciais com criptografia e controles de acesso e automatizar fluxos de trabalho de aprovação, agilizando os processos sem comprometer a conformidade e a segurança.

Recursos humanos e integração

Ao contratar, as equipes de RH enviam cartas de oferta, formulários fiscais, acordos de confidencialidade e outros documentos, muitas vezes antes do primeiro dia do funcionário. As assinaturas eletrônicas permitem concluir o processo sem imprimir nada. Além disso, fica mais fácil acompanhar quem assinou e o que ainda está pendente.

Para alterações de políticas ou promoções, as mesmas ferramentas são utilizadas para registrar reconhecimentos ou aprovações. Como grande parte dos dados de RH é confidencial, é comum o uso de ferramentas de assinatura eletrônica que controlam o acesso ou restringem downloads.

Serviços do governo e jurídicos

Os governos utilizam assinaturas eletrônicas para serviços aos cidadãos, como declarações de imposto de renda, licenças e solicitações de benefícios. Muitos tribunais também aceitam documentos assinados eletronicamente, como declarações juramentadas ou petições, desde que cumpram as leis de assinaturas eletrônicas aplicáveis e as regras do tribunal.

Na prática jurídica, os escritórios utilizam assinaturas eletrônicas para contratos, acordos com clientes e acordos judiciais. Embora alguns documentos ainda exijam assinatura manuscrita ou reconhecimento de firma, a maioria dos documentos comerciais agora é processada eletronicamente. A trilha de auditoria é especialmente útil em caso de disputas.

Gerenciamento de vendas e contratos

Nas vendas, o tempo é crítico. Poder enviar um contrato no mesmo dia e obtê-lo assinado sem se encontrar pessoalmente faz grande diferença. As equipes de vendas costumam integrar ferramentas de assinatura eletrônica ao seu sistema de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM), de modo que, quando um negócio está pronto, o sistema possa enviar o documento e salvá-lo assim que for assinado.

No âmbito de contratos, as empresas utilizam as mesmas ferramentas para enviar acordos com fornecedores ou atualizar termos com parceiros. Em vez de correr atrás das assinaturas, são notificadas assim que cada parte assina. O sistema registra tudo, incluindo a versão final do documento.

Como escolher uma ferramenta de assinatura eletrônica

Existem muitas ferramentas de assinatura eletrônica disponíveis. Veja como escolher uma que atenda às suas necessidades.

Segurança e conformidade

Certifique-se de que o serviço criptografa seus dados, protege os documentos contra adulterações e cumpre as normas legais do local onde você mora ou trabalha. Se você atua em um setor regulamentado, verifique a conformidade com as leis ou padrões aplicáveis, como o regulamento eIDAS da União Europeia ou a ISO 27001 de segurança da informação.

Opções de autenticação

Ferramentas básicas permitem verificar a identidade por e-mail. Ferramentas mais avançadas oferecem etapas adicionais, como códigos SMS, PINs ou verificação de identidade com foto emitida pelo governo, realizadas pessoalmente ou por vídeo seguro. Utilize o método adequado ao nível de risco do que você está enviando. Não é necessário verificar o passaporte para assinar um pedido de almoço, mas, para contratos legais, medidas mais rigorosas são essenciais.

Fluxo de documentos e funcionalidades

Se você envia os mesmos formulários repetidamente, os modelos economizam tempo. É possível adicionar campos preenchíveis, definir uma ordem de assinatura (a sequência na qual os destinatários devem assinar), enviar lembretes e acompanhar quem já assinou. Algumas ferramentas também permitem que os signatários deleguem a outra pessoa. Escolha os recursos que se ajustem ao seu processo sem acrescentar etapas desnecessárias.

Integração e compatibilidade

A ferramenta deve ser compatível com os tipos de arquivo que você utiliza e, idealmente, integrar-se aos seus outros softwares, como e-mail, CRM ou armazenamento em nuvem. Caso não se integre ao seu fluxo de trabalho atual, pode atrasar os processos e gerar etapas manuais adicionais.

Facilidade de uso

As melhores plataformas de assinatura eletrônica tornam o processo simples para remetentes e signatários. Os signatários devem conseguir abrir o documento, preencher os campos obrigatórios e assinar com o mínimo de etapas. Orientações claras na tela e acesso otimizado para dispositivos móveis ajudam a evitar atrasos, especialmente quando várias pessoas estão envolvidas.

Escalabilidade e preços

Algumas plataformas oferecem planos gratuitos, mas estes geralmente são muito limitados quanto ao número de documentos que você pode enviar e aos recursos disponíveis. Planos empresariais são uma opção melhor para uso frequente e normalmente custam entre R$ 78 e R$ 208 por usuário, por mês. Fique atento aos limites de volume de documentos e a cobranças extras, como envio de SMS ou verificação de identidade do destinatário.

Se você integrar o serviço ao seu próprio aplicativo, verifique os limites de chamadas de API. Uma chamada de API é qualquer solicitação que seu sistema faz à plataforma de assinatura eletrônica, como enviar um documento para assinatura ou consultar seu status. Alguns provedores cobram taxas adicionais caso você ultrapasse a cota mensal de chamadas. Se você estiver escalando o uso, utilize uma avaliação gratuita para verificar como os preços e limites se adequam ao seu fluxo de trabalho.

Principais benefícios do uso de assinaturas eletrônicas

A adoção de assinaturas eletrônicas oferece os seguintes benefícios:

Processos mais rápidos

Você envia um documento, alguém o assina no celular ou no laptop, e pronto. Seja para fechar uma venda, integrar um novo funcionário ou obter aprovações, as assinaturas eletrônicas eliminam obstáculos: as pessoas podem assinar de qualquer lugar, mantendo o andamento das decisões.

Eficiência de custos

A assinatura em papel gera custos: impressoras, tinta, postagem, taxas de correio e horas de trabalho administrativo. As assinaturas eletrônicas eliminam a maior parte desses gastos. O tempo economizado pode ser direcionado a atividades de maior valor. E, embora o software de assinatura eletrônica não seja gratuito, a maioria das empresas obtém um forte retorno sobre o investimento ao considerar o tempo e os recursos economizados.

Maior conformidade e melhor trilha de auditoria

As assinaturas eletrônicas facilitam o rastreamento, pois todas as ações são registradas automaticamente. Isso representa uma grande vantagem em setores regulamentados, como saúde ou finanças. Algumas plataformas oferecem campos obrigatórios, selos invioláveis e lembretes automáticos para garantir conformidade total. Caso seja necessário comprovar quem assinou o quê, os registros de auditoria do sistema estarão disponíveis.

Processo de negócios mais sustentável

Menos impressões significam menos desperdício. As assinaturas eletrônicas ajudam a reduzir o consumo de papel, de embalagens e as emissões geradas pelo transporte. Para empresas com metas de sustentabilidade, é um ganho fácil. Algumas plataformas até mostram quantas páginas ou quanto de emissões de carbono você economizou, informação que pode ser compartilhada com seus clientes. É uma pequena mudança que contribui para operações mais sustentáveis.