¿Qué es una firma electrónica? Guía para principiantes

Si alguna vez te has visto en el proceso de firmar un contrato de alquiler electrónicamente, aceptar una oferta de trabajo online o acordar los términos de un contrato digital, es muy probable que ya hayas usado una firma electrónica. Este tipo de firmas permite formalizar acuerdos legalmente vinculantes a distancia, sin necesidad de imprimir ni escanear documentos, lo cual las convierte en una herramienta clave en los procesos empresariales, legales y administrativos.

En esta guía te explicamos qué es una firma electrónica, cómo funciona y cuál es su validez legal. También analizaremos en que contextos se usan las firmas electrónicas, cómo elegir una herramienta para firmar documentos de forma electrónica y los principales beneficios de incorporarlas en tu vida personal y profesional.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica es cualquier acción realizada por medios digitales que demuestra que una persona acepta el contenido de un documento, desde escribir el nombre, dibujar la firma, hacer clic en un botón o marcar una casilla. Según la Ley de firmas electrónicas en el comercio global y nacional (Ley de E-Sign) de Estados Unidos, la firma electrónica se define como cualquier grabación, símbolo o proceso electrónico vinculado a un contrato o registro con la intención de firmarlo.

La mayoría de las plataformas modernas de firma electrónica generan un registro de auditoría detallado con marcas de tiempo, direcciones de correo electrónico y datos de IP para ayudar a demostrar la identidad y las acciones del firmante.

Diferencia entre una firma electrónica y una firma digital

La gente suele confundir las firmas electrónicas con las digitales, pero no son lo mismo. Una firma electrónica es un término amplio que se refiere a cualquier acción electrónica que indique un acuerdo. En cambio, una firma digital es un tipo específico de firma electrónica que usa cifrado y certificados para verificar la identidad y proteger el documento para que no sea manipulado.

Cuando aplicas una firma digital, el programa crea una huella digital única del archivo, por lo que, si alguien cambia una palabra, esa huella se rompe. Además, las firmas digitales están vinculadas a un certificado emitido a tu nombre, algo así como un pasaporte digital que acredita tu identidad.

En sectores regulados como el financiero, el sanitario o el jurídico, las firmas digitales constituyen una prueba más sólida que las firmas electrónicas básicas en las que solo hay que escribir el nombre o marcar una casilla. Esto se debe a que las firmas digitales vinculan la identidad del firmante a un certificado criptográfico y sellan el documento, lo cual hace que cualquier cambio posterior a la firma se pueda detectar de inmediato.

Las plataformas como DocuSign y Adobe Sign incrustan el certificado digital del firmante en el documento final, el cual verifica la identidad del firmante y detecta cualquier manipulación.

¿La firma electrónica tiene que parecerse a mi firma manuscrita?

No, aunque podría parecerse. Da igual si escribes tu nombre, marcas una casilla o dibujas un garabato lo más parecido posible a tu firma real, sigue considerándose una firma válida.

¿Cómo funcionan las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas pueden tener distintos niveles de garantía. Las firmas electrónicas estándar intentan ser más fáciles de usar y reducir pasos, por lo que son ideales para documentos de gran volumen o de bajo riesgo. Las firmas digitales incluyen medidas criptográficas adicionales que verifican la identidad del firmante y confirman la integridad del documento.

Firma electrónica estándar

Con una firma electrónica estándar, el objetivo principal es recopilar de forma rápida la intención del usuario. El documento normalmente está en formato PDF o HTML y se muestra a través de una interfaz web o aplicación donde el firmante puede escribir su nombre, dibujarlo con el ratón, en una pantalla táctil o seleccionar la opción "Estoy de acuerdo."

Entre bastidores, el sistema genera un registro de auditoría que documenta cuándo se firmó el documento, la dirección de correo electrónico del firmante, su dirección IP y, en algunos casos, el dispositivo utilizado. Algunas plataformas incluyen pasos adicionales como una confirmación por correo electrónico o un código de acceso SMS, los cuales te ayudan a verificar que ha firmado la persona correcta, pero no crean un vínculo criptográfico entre la firma y el documento. Sin ese enlace, los cambios en el documento tras la firma no pueden detectarse automáticamente.

Tecnología de firma digital

Una firma digital es un tipo de firma electrónica que usa criptografía para vincular la identidad del firmante con el documento, se basa en la infraestructura de clave pública (PKI) en la que cada firmante tiene dos claves relacionadas: una clave privada y una clave pública que otros pueden usar para verificar su firma.

Las claves están vinculadas a un certificado digital emitido por una autoridad certificadora reconocida (CA) que confirma la identidad del firmante. El concepto es similar a cómo funciona Pretty Good Privacy (PGP), el cual protege los mensajes de correo electrónico mediante cifrado de clave pública verificada.

Cuando el firmante completa la acción, la plataforma procesa primero el documento mediante un algoritmo hash, como el Secure Hash Algorithm de 256 bits (SHA-256), que genera un código de longitud fija único para el contenido del archivo. Este código, conocido como hash, se cifra con la clave privada del firmante y esto se convierte en la firma digital. Si el documento se modifica posteriormente, aunque sea un solo carácter, el nuevo valor hash ya no coincidirá con el original.

Para comprobar la autenticidad, el sistema del destinatario utiliza la clave pública en el certificado del firmante para descifrar la firma y revelar el hash original, luego crea un hash nuevo a partir del documento recibido y compara ambos, los valores coincidentes confirman que el documento no ha sido modificado y que la firma es genuina.

Este mismo proceso se utiliza en otros ámbitos de la seguridad, como la verificación de commits de código mediante una YubiKey para garantizar que el software no haya sido modificado antes del lanzamiento. Todo el proceso depende de que el certificado de la CA sea válido y fiable.

Cómo se firman los documentos electrónicamente

Normalmente, la firma electrónica funciona de la siguiente manera:

1. Subes el archivo: el remitente sube el documento (PDF, Word u otro formato compatible) a la plataforma de firma.
2. Pones los destinatarios y envías el documento: el remitente añade a los destinatarios, pone los campos de firma, establece el orden de firma si es necesario y envía el documento para su firma.
3. Firmas: los firmantes introducen una firma escribiendo su nombre, dibujándolo o subiendo una imagen de la firma. La plataforma registra un historial de auditoría con los distintos eventos y marcas de tiempo, pero también puede recopilar datos como la dirección de correo electrónico y la dirección IP del firmante.
4. Proteges el archivo: cuando se utiliza una firma basada en certificados, la plataforma integra el certificado digital y la prueba criptográfica del firmante para que los destinatarios puedan verificar la identidad y la integridad del documento.
5. Finalizas: cuando se aplica una firma digital, cualquier cambio realizado tras la firma provoca que la verificación falle porque la comprobación calculada deja de coincidir.
6. Envías copias: todos los implicados reciben la versión final, normalmente con un certificado de finalización.

¿Las firmas electrónicas son seguras?

Depende de la manera en que la plataforma implemente la firma y del nivel de garantía requerido. Las firmas electrónicas básicas pueden simplemente confirmar que un documento ha sido firmado, mientras que las firmas digitales avanzadas usan cifrado, hashing y PKI para evitar manipulaciones y verificar la identidad.

Las comprobaciones de identidad van desde códigos de correo electrónico hasta escaneos biométricos o certificados digitales, dependiendo de lo estricto que sea el proceso.

En el caso de documentos sensibles, las plataformas seguras también cifran los archivos almacenados y cumplen estándares como la ISO 27001, una referencia internacional para la gestión de la seguridad de la información. Estas prácticas se alinean con principios de ciberseguridad más amplios, cuyo objetivo es proteger los datos frente a accesos no autorizados o posibles filtraciones.

Tipos de firmas electrónicas

Las firmas electrónicas se clasifican en tres niveles, en función de la seguridad con la que vinculan la firma al signatario y del grado de protección del documento frente a manipulaciones.

Nivel bajo

Las firmas electrónicas simples (SES, por sus siglas en inglés) son firmas básicas para un uso informal y de bajo riesgo, incluyen nombres escritos a teclado, imágenes de firmas pegadas o trazos realizados en pantallas táctiles. No verifican la identidad del firmante y carecen de características de seguridad integradas. Las firmas electrónicas simples (SES) pueden ser legalmente válidas cuando la intención y el consentimiento están claros, pero ofrecen una fuerza probatoria menor en caso de disputa y resultan más fáciles de impugnar que los métodos que ofrecen un mayor nivel de garantía.

Nivel alto

Las firmas electrónicas avanzadas (AES, por sus siglas en inglés) incluyen verificación de identidad y mecanismos de detección de manipulaciones. El firmante es autenticado (normalmente, a través de certificado digital, credenciales de acceso o código de un solo uso) y la firma se sella con hashing criptográfico. De este modo, si el documento cambia tras la firma, la verificación falla, así que no es de extrañar que AES sea el estándar en acuerdos empresariales, financieros y legales en los que se exige un alto nivel de responsabilidad y trazabilidad.

Nivel alto regulado

Las firmas electrónicas cualificadas (QES, por sus siglas en inglés) cumplen requisitos legales estrictos, como los establecidos por los servicios de identificación electrónica y servicios de confianza (eIDAS, por sus siglas en inglés) de la Unión Europea. La identidad del firmante se comprueba a través de una verificación formal, la cual puede realizarse en persona o de forma remota mediante identificación por vídeo y normalmente hace falta presentar el pasaporte o el documento de identidad.

Luego, un proveedor autorizado emite un certificado que se almacena en un dispositivo seguro, como una tarjeta inteligente o un token de hardware. QES proporciona un respaldo legal más sólido y es necesario para ciertos documentos, incluidos algunos contratos financieros o legales.

¿Las firmas electrónicas son vinculantes?

En la mayoría de los sistemas legales, sí. Las firmas electrónicas son legalmente reconocidas en Estados Unidos, la UE y muchas otras regiones, siempre que se cumplan algunas condiciones fundamentales. Leyes como la Ley de E-Sign, la Uniform Electronic Transactions Act (UETA) de Estados Unidos o la eIDAS de la Unión Europea establecen explícitamente que una firma no puede ser negada como efecto legal simplemente por ser electrónica.

¿Qué hace que una firma electrónica sea legalmente válida?

Si bien los requisitos exactos varían según el sistema judicial, la mayor parte de normativa sobre firma electrónica (como la Ley E-Sign y la UETA de Estados Unidos o el Reglamento eIDAS de la Unión Europea) reconocen los siguientes elementos fundamentales:

• Intención de firmar: la persona debe realizar conscientemente una acción que indique su conformidad.
• Consentimiento para firmar electrónicamente: ambas partes deben acordar el uso de firma electrónica. En muchas regiones, ese consentimiento debe ser explícito.
• Vincular la firma al documento: la firma debe estar integrada en el archivo o vinculada a él de forma que quede demostrado que ambos forman una única unidad. Si la firma está en un sistema separado (como un correo electrónico o un registro externo), es más difícil demostrar que estaba destinada a esa versión específica del documento.
• Retención y acceso: todos los que firmaron deberían tener acceso a una copia de la versión final, exactamente tal y como estaba cuando se completó. Si la plataforma no conserva esta vinculación o si alguien afirma posteriormente que nunca tuvo acceso al documento firmado, la validez legal de la firma se ve debilitada.
• Demostración de integridad: el documento debe demostrar que nada ha cambiado desde que se firmó, lo cual se hace a través de alertas de manipulación, sellos digitales o hashes de archivos.

¿Son válidas las firmas electrónicas ante un tribunal?

Sí, suelen serlo, ya que los tribunales quieren ver pruebas claras de que el firmante era quien decía ser, que tenía la intención de firmar y que el documento no ha sido alterado. Las firmas electrónicas de nivel alto pueden dar pruebas más sólidas que las firmas manuscritas porque incorporan registros digitales de auditoría, verificación de identidad y sellos a prueba de manipulación que son difíciles de falsificar o impugnar.

Este tipo de pruebas suele incluir lo siguiente:

• Detalles de autenticación: puede tratarse de un inicio de sesión de correo electrónico, una dirección IP, un código de autenticación de dos factores (2FA) o un certificado digital vinculado al firmante. Cuanto más específico y seguro sea el método, mejor.
• Rastro de intención: una acción con marca de tiempo como pulsar "Acepto" o "Firmar contrato" muestra dicha intención y algunas plataformas incluso registran el momento en que el firmante revisó el documento antes de firmarlo.
• Registros de auditoría: contienen un historial detallado de cada paso, cuándo se abrió el documento, quién accedió a él, qué dispositivo se utilizó y cuándo se puso cada firma.
• Marcadores de integridad del archivo: podría ser un panel de firma PDF que muestre que el documento no ha cambiado desde la firma o un valor hash que valide el contenido del documento.

¿Dónde se utilizan las firmas electrónicas?

Hoy en día, las firmas electrónicas forman parte de las operaciones diarias en muchos sectores. A continuación, te hablamos de algunos de los lugares donde las firmas electrónicas se usan con frecuencia.

Finanzas y banca

Los bancos y las aseguradoras usan firmas electrónicas para abrir cuentas, firmar préstamos, aprobar hipotecas, solicitar tarjetas de crédito y realizar cambios en pólizas. De este modo, los clientes pueden revisar y firmar documentos de forma segura online sin necesidad de acudir a una sucursal.

Las plataformas de firma electrónica ayudan a las instituciones financieras a cumplir con los requisitos regulatorios, proteger datos sensibles mediante cifrado y controles de acceso, así como a automatizar los procesos de aprobación, lo cual agiliza los procesos sin comprometer la adecuación normativa ni la seguridad.

Recursos humanos y contratación

Al contratar empleados, los equipos de RRHH envían las condiciones de los puestos, formularios fiscales, acuerdos de confidencialidad y muchos otros documentos, a menudo antes de que empiecen el primer día. En estos casos, las firmas electrónicas ayudan a terminar el proceso sin tener que imprimir nada, también resulta más fácil llevar un control de quién ha firmado y qué es lo que puede faltar.

Para cambios o ascensos, se utilizan las mismas herramientas para registrar acuses de recibo o aprobaciones y, como gran parte de los datos de RRHH son sensibles, se suelen usar herramientas de firma electrónica que controlan el acceso o restringen las descargas.

Gobierno y servicios legales

Las administraciones públicas usan las firmas electrónicas en servicios dirigidos a la ciudadanía, como la presentación de impuestos, la solicitud de permisos o la tramitación de prestaciones. Además, muchos tribunales aceptan documentos firmados electrónicamente, como las declaraciones juradas o las mociones, siempre que cumplan con las leyes aplicables de firma electrónica y las normas judiciales.

En el ámbito jurídico, los despachos usan las firmas electrónicas para contratos, acuerdos con clientes y transacciones. Por otro lado, aunque algunos documentos siguen requiriendo firma manuscrita o intervención notarial, la mayoría de los documentos empresariales se gestionan de forma electrónica y el registro de auditoría resulta especialmente útil en caso de disputas.

Ventas y gestión de contratos

En ventas, el tiempo es un factor fundamental, ya que poder enviar un contrato el mismo día y firmarlo sin tener que reunirse en persona agiliza el proceso. Los equipos comerciales suelen integrar las herramientas de firma electrónica con su sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM), de modo que, cuando un acuerdo está listo, el sistema puede enviar el documento para su firma y archivarlo automáticamente una vez firmado.

En el ámbito contractual, las empresas utilizan estas mismas herramientas para enviar acuerdos con proveedores o actualizar las condiciones con sus socios. En lugar de tener que solicitar las firmas de forma manual, reciben notificaciones cuando cada una de las partes ha firmado, el sistema registra todo, incluida la versión final.

Cómo elegir una herramienta de firma electrónica

Existen muchas herramientas de firma electrónica. A continuación, te decimos las características que debes tener en cuenta a la hora de elegir la más adecuada para ti.

Seguridad y adecuación normativa

Asegúrate de que el servicio cifre tus datos, proteja los documentos contra manipulaciones y cumpla con los estándares legales donde vivas o trabajes. Si trabajas en un sector regulado, busca que esté alineado con las leyes o normas relevantes, como el reglamento eIDAS de la Unión Europea o la ISO 27001 para la seguridad de la información.

Opciones de autenticación

Las herramientas básicas te permiten verificar tu identidad por correo electrónico, mientras que las soluciones más avanzadas tienen pasos adicionales, como códigos por SMS, PIN o verificaciones de identidad mediante documentos oficiales con fotografía, realizadas de forma presencial o a través de vídeo. También debes usar algo coherente con el nivel de riesgo de lo que envías. Por ejemplo, no debería hacerte falta presentar tu pasaporte para pedir comida, pero las medidas estrictas son indispensables para contratos legales.

Flujo de trabajo y características de los documentos

Si sueles usar los mismos formularios, usar una plantilla es una excelente opción para ahorrar tiempo, esta debería permitirte añadir campos rellenables, establecer un orden de firma (el orden en que se solicita la firma a los destinatarios), enviar recordatorios y hacer un seguimiento de quiénes han firmado. Algunas herramientas también permiten que los firmantes deleguen la firma en otra persona. Sin duda, debes elegir las características que se adapten a tu proceso sin añadir pasos innecesarios.

Integración y compatibilidad

La herramienta debería funcionar con los formatos de archivo que utilizas y lo ideal es que se integre con el resto de tu software, como el correo electrónico, el CRM o el almacenamiento en la nube. Si no se integra con tu flujo de trabajo actual, acabará ralentizando los procesos y añadiendo pasos manuales innecesarios.

Facilidad de uso

Las mejores plataformas de firma electrónica facilitan el proceso tanto para los remitentes como para los firmantes, los cuales deberían poder abrir el documento, completar los campos obligatorios y firmar en el menor número de pasos posible. Para evitar retrasos, convendría contar con una guía clara en pantalla y un acceso optimizado para dispositivos móviles, especialmente cuando intervienen varias personas.

Precios y escalabilidad

Algunas plataformas tienen niveles gratuitos, pero suelen ser muy limitados en cuanto al número de documentos que puedes enviar y las funciones que ofrecen. Los planes de empresa son una mejor opción para el uso habitual y normalmente se cobran entre 15 € y 40 € al mes por usuario. También deberías fijarte en los límites de volumen de los documentos y en posibles cargos adicionales, como la entrega por SMS o la verificación de identidad del destinatario.

Si integras el servicio en tu propia aplicación, conviene comprobar los límites de llamadas a la API. Una llamada a la API es cualquier solicitud que tu sistema realiza a la plataforma de firma electrónica, como enviar un documento para su firma o para consultar su estado, algunos proveedores cobran comisiones adicionales si superas tu asignación mensual de llamadas. Si tu volumen de trabajo está aumentando, aprovecha una prueba gratuita para comprobar cómo encajan los precios y los límites del servicio con tu flujo de trabajo.

Principales beneficios de usar la firma electrónica

Estos son los beneficios que consigues al usar una firma electrónica:

Tiempo de respuesta más rápido

El proceso es rápido, ya que envías un documento, alguien lo firma en su móvil o portátil y ya está. Ya sea para cerrar una venta, incorporar a un nuevo empleado u obtener aprobaciones, las firmas electrónicas ahorran tiempo, ya que permiten firmar desde cualquier lugar y mantienen las decisiones en marcha.

Eficiencia de costes

La firma en papel supone un coste acumulado: impresoras, tinta, envíos postales, mensajería y horas de trabajo administrativo, pero las firmas electrónicas eliminan casi todo eso y el tiempo que te ahorras puedes usarlo para algo más importante. Si bien es cierto que el software de firma electrónica no es gratuito, la mayoría de las empresas ven un buen retorno de inversión una vez que se tiene en cuenta el tiempo y los recursos.

Mayor adecuación a la normativa y mejores pruebas de auditoría

Las firmas electrónicas facilitan el seguimiento, ya que las acciones se registran automáticamente, lo cual es una gran ventaja en sectores regulados como la sanidad o las finanzas. Algunas plataformas ofrecen campos obligatorios, sellos inalterables y recordatorios automáticos para garantizar una adecuación total a la normativa. Si alguna vez necesitas demostrar quién firmó un documento, se puede hacer mediante los registros de auditoría del sistema.

Proceso empresarial ecológico

Al tener que imprimir menos papel, se desperdician menos recursos naturales, así que las firmas electrónicas ayudan a reducir el uso de papel, los embalajes y las emisiones derivadas del envío. Para las empresas con objetivos de sostenibilidad, esta victoria es una de las más fáciles de alcanzar. De hecho, algunas plataformas incluso muestran cuántas páginas o emisiones de carbono has ahorrado, información que puedes compartir con tus clientes, un pequeño cambio que apoya operaciones más ecológicas.